Datenschutzerklärung

Verarbeitung von (personenbezogenen) Daten durch den Onlineshop-Betreiber (asknet GmbH).

1. Allgemeines

Die asknet GmbH, im weiteren ‘asknet’ genannt, ist ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland und die Expertin für akademischen Softwarebedarf im deutschsprachigen Raum mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Beschaffung von Software in den Bereichen Forschung und Lehre. asknet bietet schnelle und einfache Lösungen für die Lizenzierung, Beschaffung und Verwaltung von Software in Ihrer Organisation.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie asknet mit personenbezogenen Daten umgeht, wenn Sie die Onlineshops besuchen oder ein Produkt bestellen.

asknet verarbeitet E-Commerce-Transaktionen, im weiteren ‘Transaktion’ genannt, als Verantwortliche für personenbezogene Daten zwecks Erstellung, Verifizierung und Durchführung von E-Commerce-Transaktionen, die in einem von der asknet betriebenen Onlineshop erfolgen.

Im Verlauf der Transaktion erhält asknet Kunden- und Zahlungsinformationen vom Käufer/Endkunden und führt hiermit Abfragen bei Betrugspräventionsdiensten durch und gibt personenbezogene Daten (einschließlich Zahlungsdaten) an einen Zahlungsabwickler weiter. Personenbezogene Daten der Kunden werden auch an Dienstleister für Rechnungsstellung, Lizenzierung und Auslieferung und für Weiteres gegeben.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung im Sinne des Datenschutzrechts ist:

asknet GmbH
Hertzstraße 16a
76187 Karlsruhe

Telefon: +49 (0) 721 96458 0
Fax: +49 (0) 721 96458 99
E-Mail: info@asknet.de

Sie können sich auch direkt an unser Datenschutzteam wenden, indem Sie an privacy@asknet.com schreiben.

Unser Datenschutzbeauftragter ist:

Herr Markus Strauss
tacticx Consulting GmbH
Walbecker Straße 53
D-47608 Geldern
E-Mail: asknet@extern.tacticx.com

Wir verarbeiten Ihre Daten streng vertraulich und nur für denjenigen Zweck, den wir Ihnen bei der Erhebung der Daten mitgeteilt haben. Unsere Maßstäbe bei der Verarbeitung Ihrer Daten sind die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie die sonstigen jeweils anzuwendenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

3. Datenverarbeitung bei Nutzung unserer Onlineshops

Die personenbezogenen Daten, die Sie an uns übermitteln, werden von uns verwendet, um Ihnen die von Ihnen bestellten Produkte zur Verfügung zu stellen, Zahlungen abzuwickeln, Produkte zu lizenzieren, auf Ihre Anfragen zu antworten, zum Zweck der Registrierung (falls erforderlich) und um Ihnen zusätzliche Informationen, Möglichkeiten und Funktionen in Zusammenhang mit den von Ihnen bestellten Produkten anzubieten. Wir nutzen diese Daten auch, um Betrug und Missbrauch unserer Onlineshops zu verhindern oder aufzudecken, um die Funktionen, die Leistung und den Support der Onlineshops an die Anforderungen unserer Kunden anzupassen und um technische, logistische und andere Funktionen oder Verbesserungen durchzuführen.

3.1. Website-Besuch

Bei jedem Besuch unserer Onlineshops und deren Webseiten werden eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, durch unsere Systeme erfasst. Folgende Daten werden gespeichert:

• IP-Adresse (ggf. in anonymisierter, gekürzter Form)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage (Zeitstempel)
• Anfragedetails und Zieladresse (Protokollversion, HTTP-Methode, Referrer, UserAgent-String)
• Name der abgerufenen Datei und übertragene Datenmenge (angefragte URL inkl. Query-String, Größe in Byte)
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war (HTTP Status Code)
• Webseite, von der die Anforderung kommt
• Browsertyp oder verwendete App
• Betriebssystem und dessen Oberfläche
• Sprache und Version der Browsersoftware

Bei der Verarbeitung dieser Daten ziehen wir keine Rückschlüsse auf Ihre Person. Es erfolgt weder eine personenbezogene Auswertung noch eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken oder eine Profilbildung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 (1) lit. f DS-GVO. Die Verarbeitung der Daten ist technisch zwingend erforderlich, um unsere Webseiten bereitzustellen und die Stabilität und Sicherheit unserer Systeme gewährleisten zu können. Hierin besteht auch unser berechtigtes Interesse. Es besteht keine Möglichkeit, unsere Webseiten ohne eine solche Verarbeitung von Daten zu nutzen, d.h. Sie haben keine Widerspruchsmöglichkeit.

3.2. Bestellungsabwicklung und Vertragserfüllung

Wenn Sie sich in unserem Onlineshop registrieren oder dort bestellen, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen, um Ihre Bestellung abwickeln zu können:

• Nachname, Vorname
• Konto ID
• Anschrift (Rechnungs- und Lieferadresse)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Kundennummer
• Zahlungsdaten (bspw. Kreditkartennummer, Kartenprüfcode, Kontonummer, Kontoname, Rechnungs-Postleitzahl u.a.)

Wir geben Ihre Daten im Rahmen des gesetzlich Zulässigen an Softwarehersteller (zu Lizenzierungszwecken) und an unsere Tochterunternehmen weiter, die uns ggfs. bei der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung unterstützen. Diese Unternehmen sind ihrerseits verpflichtet, die geltenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten, insbesondere dürfen diese Unternehmen die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben in unserem Auftrag und nur nach unserer Weisung verarbeiten. Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Bestellprozess erfolgt auf Grundlage des Art. 6 (1) lit. b DS-GVO.

Wir erfassen Ihre Adresse als Grundlage für die Steuerberechnung, Bestellberechtigungen, die Transaktionsverarbeitung und -unterstützung sowie zu statistischen Zwecken. Wir übermitteln Ihre Adresse an die Logistikdienstleister ausschließlich zum Zweck der Erfüllung Ihrer Bestellung über unsere Onlineshops und zu statistischen Zwecken. Wir verkaufen Ihre Adresse und Kontaktdaten nicht, verbinden sie nicht mit transaktionsfremden Datensätzen und verwenden diese selbst nicht für Werbezwecke (außer Sie haben einen unserer Newsletter abonniert).

In bestimmten Onlineshops geben wir den Benutzern die Möglichkeit, uns Informationen zur Kontoregistrierung zur Verfügung zu stellen. Diese Informationen können unter anderem Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Passwort enthalten.

Ohne Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung senden wir Ihnen ausschließlich produktbezogene Ankündigungen nicht-werblicher Art (wie beispielsweise Ankündigungen in Zusammenhang mit Ihrer Bestellung von Produkten oder Informationen zur Verlängerung von Abonnements) und nur, wenn wir dies für notwendig halten.

3.3. Kontakt

Wenn Sie uns per E-Mail, Fax oder Telefon kontaktieren oder wenn Sie eines der in den Onlineshops angegebenen Kundenservice-Kontaktformulare nutzen, erfassen wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns in Zusammenhang mit dieser Kommunikation zur Verfügung stellen. Sofern Ihre Anfrage sich nicht auf die Erfüllung eines Vertrags bezieht, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Anfrage Art. 6 (1) lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Verarbeitung Ihrer Anfrage.

Sofern oben nicht anderslautend angegeben, ist die Rechtsgrundlage für alle Verarbeitungstätigkeiten, die in diesem Abschnitt genannt werden, Art. 6 (1) lit. b DS-GVO und – im Hinblick auf die Verarbeitung zwecks Erfüllung einer rechtlichen Pflicht, der wir unterworfen sind – Art. 6 (1) lit. c DS-GVO.

3.4. Verhinderung von Betrug und Bekämpfung von Geldwäsche

asknet erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke:

• Validierung der Rechtmäßigkeit einer Transaktion unter geltenden Gesetzen zur Bekämpfung von Geldwäsche durch Einsatz interner Tools und externer Anbieter (gemäß Art. 6 (1) lit. c DS-GVO),
• Bestätigung, dass die vorgesehene Transaktion nicht betrügerischer Art ist, durch Einsatz interner Tools und externer Anbieter (gemäß Art. 6 (1) lit. f DS-GVO) und
• Durchführung der E-Commerce Transaktion (gemäß Art. 6 (1) lit. b DS-GVO).

3.5. Personenbezogene Daten aus anderen Quellen

Wir können personenbezogene Daten zu Ihrer Person aus anderen Quellen erhalten, beispielsweise von Produktlieferanten oder von Dritten, die für uns Dienstleistungen in Zusammenhang mit der Website oder dem Onlineshop erbringen. Wir können diese Informationen mit den personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen über die Website oder den Onlineshop erfassen, aggregieren, um Betrug oder Missbrauch unserer Website oder der Onlineshops zu verhindern oder aufzudecken, um Ihre Bestellung auszuführen und um Sie bezüglich Ihrer Produktbestellung zu kontaktieren. Wir verarbeiten diese Daten nicht für Marketingzwecke.

Die Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitungstätigkeiten sind Art. 6 (1) lit. b DS-GVO, soweit die Daten für die Vertragserfüllung erforderlich sind, und Art. 6 (1) lit. f DS-GVO für die Verhinderung und Entdeckung von Betrug und Missbrauch.

Um Zahlungsverzug zu verhindern, behalten wir uns das Recht vor, Informationen zu Ihrer Kreditwürdigkeit (beispielsweise auf der Basis mathematisch-statistischer Prozesse) von Dritten für bestimmte Zahlungsmethoden (beispielsweise Rechnungsbezahlung) gemäß Art. 6 (1) lit. f DS-GVO zu beschaffen.

3.6. Datenschutz für Minderjährige

asknet sammelt nicht wissentlich Informationen von Personen unter 18 Jahren. Wenn Sie unter 18 Jahre alt sind, übermitteln Sie bitte keine persönlichen Daten über die Plattform ohne Zustimmung Ihres gesetzlichen Vertreters. Wir empfehlen Eltern und Erziehungsberechtigten, die Internetnutzung ihrer Kinder zu überwachen und zur Durchsetzung unserer Datenschutzrichtlinie beizutragen, indem sie ihre Kinder anweisen, niemals ohne ihre Erlaubnis persönliche Daten auf unserer Plattform anzugeben.

Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass eine Person unter 18 Jahren asknet über die Plattform personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt hat ohne Zustimmung Ihres gesetzlichen Vertreters, wenden Sie sich bitte an privacy@asknet.com und wir werden uns bemühen, diese Informationen aus unseren Datenbanken zu löschen.

3.7. Durchsetzung von Rechtsvorschriften für Behörden und Dienststellen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten gegenüber Empfängern (Strafverfolgungsbehörden, Finanzämter u.a.) offenlegen, wenn eine solche Offenlegung erforderlich ist, um:

• geltende Gesetze zu erfüllen oder Zwangsvorladungen oder Haftbefehlen, die uns zugestellt wurden, Folge zu leisten ( Art. 6 (1) lit. c DS-GVO),
• unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen durchzusetzen ( Art. 6 (1) lit. b DS-GVO),
• unsere Rechte oder unser Eigentum oder die Rechte oder das Eigentum der Besucher unserer Onlineshops und unserer Website, unserer Kunden, unserer Lieferanten oder anderer Dritter zu schützen und zu verteidigen ( Art. 6 (1) lit. f DS-GVO) oder
• in bestimmten Situationen rechtmäßigen Aufforderungen durch Behörden nachzukommen, personenbezogene Daten offenzulegen, insbesondere um die Vorschriften zur nationalen Sicherheit oder zum Gesetzesvollzug zu erfüllen ( Art. 6 (1) lit. c DS-GVO).

Bei steuerbefreiten Bestellungen aus bestimmten EU-Ländern können Ihre Adressdaten an die zuständigen Steuerbehörden weitergeleitet werden, um zu prüfen, ob Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID-Nummer) korrekt ist ( Art. 6 (1) lit. c DS-GVO).

4. Externe Dienstleister

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an externe Dienstleister, die uns bei der Kommunikation sowie beim Betrieb der Website und des Onlineshops unterstützen, und in unserem Auftrag tätig sind, um Ihnen die Website, die Onlineshops und die Produkte sowie den damit verbundenen Kundensupport zur Verfügung zu stellen. Soweit wir zwecks Durchführung unserer Dienstleistungen Dritte in Anspruch nehmen, verarbeiten wir personenbezogene Daten gemäß den Bestimmungen der DS-GVO, des CCPA und anderer geltender Gesetze und Vorschriften. Zu den Kategorien von Dienstleistern, die uns bei der Bereitstellung unserer Dienstleistungen für Sie unterstützen, gehören beispielsweise Dienste zur Kommunikation mit Ihnen per E-Mail, die Verarbeitung von Zahlungstransaktionen, die Durchführung einer Kundenauthentifizierung, der Versand von Produkten, die Überprüfung von Bestellungen auf betrügerische Aktivitäten, die Bereitstellung von Kundendienst oder Fulfillment-Dienstleistungen für uns oder Dienste zur gleichbleibenden Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften. Externe Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben jedoch kein Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu verwenden, außer es ist erforderlich, um uns bei der Bereitstellung der Onlineshops, der damit verbundenen Prozesse und der Produkte zu unterstützen. Übermittlungen an nachgeordnete Dritte unterliegen den Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung bezüglich Benachrichtigung und Auswahl sowie den Vereinbarungen mit unseren externen Dienstleistern und den Lieferanten.

Wir liefern analytische Daten an Anbieter von Analyse- und Tracking-Technologien, wie unter "Cookies und Tracking-Technologien" beschrieben.

5. Cookies und Tracking-Technologien

In den Onlineshops werden sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf die Website zugreifen, gespeichert werden.

Unsere Shops nutzen nur essentielle Cookies, die erforderlich sind, um die Kernfunktionalität der Webseite zu gewährleisten.

Die Rechtsgrundlage für den Einsatz essentieller Cookies ist Art. 6 (1) lit. f DS-GVO — ein berechtigtes Interesse. Unser berechtigtes Interesse an dem Einsatz essentieller Cookies besteht darin, eine funktionierende Website zur Verfügung stellen zu können.

Sie können auch über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität der Website führen kann.

Sie können den Umgang mit Cookies in Ihrem Browser selbst konfigurieren. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Browser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können Sie jederzeit löschen. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Webseiten deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen vollumfänglich genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Website Ihres jeweiligen Browser-Anbieters:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Safari
• Opera
• Microsoft Edge

6. Newsletter

Wenn Sie einen unserer Newsletter abonnieren, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und nutzen diese zur Versendung des Newsletters. Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht oder verkauft.

• Erhobene Daten: E-Mail-Adresse, Vorname, Name, Anrede, Rolle
• Verwendungszweck: Zusenden des angeforderten Newsletters
• Speicherdauer: Die Daten werden grds. nur so lange gespeichert, wie es zur Erreichung des Zwecks nötig ist. Für den Newsletter werden die Daten so lange gespeichert wie eine Versendung eines Newsletters vorgesehen ist und Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
• Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) lit. a DS-GVO — Einwilligung
• Widerruf: Sie können unseren Newsletter jederzeit über einen in jeder Ausgabe enthaltenen Link abbestellen. Wir löschen dann Ihre E-Mail-Adresse aus unserem Verteiler.

7. Betroffenenrechte

Sofern durch asknet als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III DS-GVO, dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung.

Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Website verarbeiteten Daten über die in Ziffer 2 genannten Kontaktdaten an uns.

7.1. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen. Sie können sich dazu an die Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Bundesland zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.

Dies ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Hausanschrift:
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
DEUTSCHLAND

Postanschrift:
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
DEUTSCHLAND

Telefon: +49 711 6155 41-0
Fax: +49 711 6155 41-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

7.2. Widerspruchsrecht

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Basis unserer berechtigten Interessen verarbeiten, haben Sie das Recht, einer solchen Verarbeitung zu widersprechen, und zwar aus Gründen in Zusammenhang mit Ihrer besonderen Situation. Dies gilt gleichermaßen für Profiling. Wenn wir personenbezogene Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für derartige Werbung, soweit Profiling in Zusammenhang mit solcher Direktwerbung einbezogen wird, jederzeit zu widersprechen.

8. Sicherheit

Wir setzen wirtschaftlich vertretbare und geeignete physische, technische und organisatorische Maßnahmen und Verfahren ein, um Ihre personenbezogenen Daten während der Verarbeitung – insbesondere der Erfassung –, Übertragung und Speicherung zu sichern und zu schützen. Ihre personenbezogenen Daten sind nur berechtigten Mitarbeitern zugänglich, die mit der Datenschutzerklärung von asknet vertraut sind.

8.1. Automatisierte Entscheidungsfindung

Mit Ausnahme automatischer Kontrollen, um Zahlungsbetrug zu verhindern und Verstöße gegen staatliche Sanktionslisten (z. B. OFAC) zu vermeiden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht für sonstige automatische Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling, wie in Art. 22 Absätze 1 und 4 DSG-VO angesprochen.

9. Datenaufbewahrung

asknet speichert personenbezogene Daten so lange, wie es zur Ermöglichung des Produktverkaufs sowie für die Erfüllung rechtlicher Pflichten (gesetzlicher Aufbewahrungspflichten), die Beilegung von Streitigkeiten und die Durchsetzung unserer Vereinbarungen erforderlich ist.

Grundsätzlich löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die vorgenannten Zwecke nicht mehr benötigt werden, es sei denn, eine vorübergehende Speicherung ist weiterhin erforderlich. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus dem deutschen Handelsgesetzbuch und dem deutschen Steuergesetz ergeben, unter denen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn vollen Jahren vorgesehen sind. Darüber hinaus bewahren wir Ihre Daten für den Zeitraum auf, in dem Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können.

Auf Ihren Antrag werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage geltenden Rechts einschränken. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten aus unseren betrieblichen Systemen entfernt.

10. Abschließende Bestimmungen

asknet behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services oder Änderungen in den Onlineshops. Für einen erneuten Aufruf dieser Website gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: April 2024